مراجعة حسابات الموردين من الامور المهمة جدا لانها مرتبطة بالمدفوعات وبالتالى حركة الخزينة أوالبنك مرتبطة ايضا بمخازن الشركة سواء مخازن الخامات والمهمات و مرتبطة أيضا بضريبة القيمة المضافة وضريبة المبيعات(المدخلات) ولكى يكون هناك كنترول ورقابة على حسابات الموردين لابد من مجموعة من الخطوات وهى
1- مراجعة الدورة المستندية للمشتريات و المدفوعات سواء كانت نقدية أو أجلة
2- مراجعة ميزان المراجعة للموردين أو الدائنون وفى حالة وجود ارصده مدينه للموردين لابد من مراجعة هذه الحسابات والتأكد من توجيه القيود بشكل صحيح وان الرصيد المدين للمورد صحيح ويجب ان يتم اخذ عينات من الموردين الذين أرصدتهم كبيرة ومراجعة قيد الاستحقاق والسداد والتأكد من أن كافة الإجراءات صحيحة
3- مراجعة فواتير كبار الموردين وايضا مراجعة السداد والتأكد من أن الفواتير مسجلة بشكل صحيح و ايضا مراجعة المدفوعات ولو تم السداد للمورد من الخزينة فلابد أن يكون هناك إيصال من الخزينة مع إيصال استلام من المورد بما يفيد الاستلام ويكون معاه تفويض وايضا لو السداد بشيك فلابد أن يكون الشيك مسطر وايضا يكون إيصال الاستلام من الموارد بقيمة الشيك ولابد الصورة الشيك ان تكون مرفقة مع قيد السداد وايضا كشف حساب المورد
4- متابعة حساب أوراق الدفع من الامور المهمة جدا بمعنى انه لو هناك رصيد مليون جنيه فى أوراق الدفع فلابد أن يكون هناك تحليل بهذا الرصيد لكل شيك وقيمة الشيك واسم المورد وعلى اى بنك وتاريخ الاستحقاق
5- مراجعة فواتير المشتريات وأثرها على المخازن بالشركة بمعنى انه يتم مراجعة حركة الاصناف التى قامت الشركة بشرائها وأثر ذلك على رصيد المخزون من ناحية الكمية والقيمة
6- مقارنة أرصدة الموردين الفترة الحالية مع الفترة السابقة
7- مراجعة إجمالي رصيد الموردين أول الفترة مطابقتها مع رصيد الموردين فى نهاية الفترة السابقة
8- الأصل في حسابات الموردين انها تكون دائنة وبالتالى اى ارصدة مدينة لابد وان تكون موجودة فى حساب موردين دفعات مقدمة اصل متداول ولابد من مراجعتها بالتفصيل ومعرفة سبب انه الرصيد مدين بمعنى هل فى خطأ في توجيه القيود ولا أنه تم دفع دفعة مقدمة لمورد قبل أن يقوم المورد باستلام البضاعة وهذه من أهم المهام الاساسية لأي مراجع او مسئول قسم حسابات الموردين منعا للتلاعب
9- مراجعة مطابقات الأرصدة مع الموردين من الأمور المهمة التى لابد وأن يحرص المراجع على التأكد من الأرصدة مطابقة وفى حالة وجود فرق فى الأرصدة معرفة أسباب الفرق والعمل على حلها
10- متابعة الأرصدة التى ليس عليها حركة من فترة كبيرة ومعرفة سبب توقفها بمعنى مورد رصيده دائن ب50000 واكتشفنا انه الرصيد ده دائن بقاله فتره ممكن 6 شهور هل السبب انه اصلا لم يتم الدفع للمورد حتى الان لاى سبب ام هناك توجيه خاطئ لقيود الاستحقاق للشراء والسداد وتم توجية القيد بالخطا على مورد آخر متشابها فى الاسم او الكود
وايضا لو هناك رصيد مدين لمورد منذ فترة طويلة لابد من معرفة السبب هل تم دفع دفعات مقدمة وحتى الآن لم يتم اداء الخدمة أو لم يقوم المورد توريد الحامات ام هناك سبب اخر انه المورد قام بالتوريد او أداء الخدمة ولكن لم يتم احضار فاتورة من قبل المورد وبالتالى لم يتم عمل قيد الاستحقاق ولهذا فان رصيد المورد مازال مدين بقيمة الدفعة التى تم سدادها
التحليل المالي لحسابات الموردين
التحليل المالى لحسابات الموردين ومعرفه النسب المالية تمكن المراجع او مسئول حسابات الموردين أو المحلل المالى من تحليل ميزان المراجعة لفترة ما وقراءة وفهم حساب الموردين من النسب التحليلية وتعطى فكرة مبدئية عن وضع حسابات الموردين والمشتريات خلال الفترة
1- معدل دوران الموردين
معدل دوران الموردين = صافى المشتريات الأجلة / متوسط حسابات الموردين أوراق الدفع
هذا المؤشر يظهر لنا عدد مرات سداد مستحقات الموردين خلال الفترة المالية و مدى قدرة الشركة فى الحصول على فترة ائتمان من الموردين عند الشراء .انخفاض هذا المعدل قد يكون ايجابيا او سلبيا
. إيجابيا إذا كان ناتجا عن قدرة الشركة فى الحصول على فترة ائتمان كبيرة من الموردين
.سلبيا إذا كان ناتجا عن عدم قدرة الشركة على السداد في الوقت المحدد مما يؤثر على سمعة الشركة
هذا المؤشر يوضح عدد المرات التي يتم فيها تدوير ارصده الموردين خلال العام و هذا طبعا في حالة الرغبة في معرفة معدل دوران الموردين الإجمالي ولكن طبعا لابد من معرفة معدل دوران كل مورد على حدة
وايضا من خلال معرفة معدل دوران الموردين يمكن استخراج متوسط فترة السداد لكل مورد على حدة أو متوسط فترة السداد الموردين وطبعا تحليل لميزان المراجعة بيكون على شيت اكسيل لكى يكون مرن
2- متوسط فترة السداد
والنسبة الثانية في تحليل حسابات الموردين وهى متوسط فترة السداد وهى
= الفترة الزمنية / معدل دوران الموردين
على العكس من متوسط فترة التحصيل من العملاء فان متوسط فترة السداد كلما زادت كلما كان أفضل حيث توضح قدرة الشركة على استخدام اسلوب من اساليب التمويل وهو الائتمان التجارى وهو الاسلوب الافضل في التمويل حيث لا يتم دفع فوائد عليه كما هو الحال إذا حصلت المؤسسة على قرض مثلا وعن طريق تحليل فترة السداد لكل مورد منفرد بشكل لكى يتم استخدامها في التفاوض مع المورد بزيادة فترة السداد أو بالحصول منه على خصومات نتيجة الانتظام في السداد كثير من المفاوضات لصالح المؤسسة
والفترة الزمنية ممكن تكون 30 يوم او 60 يوم او 90 أو 180 أو 360 بمعنى حسب الفترة التى يتم قياس فيها متوسط فترة السداد وهي لابد ان تكون نفس الفترة بمعدل دوران الموردين
مثال عملى
بلغ رصيد المورد شركة السلام فى 1/10/2019 400 ألف وبلغ صافى قيمة المشتريات الاجلة 900 الف وكان رصيد المورد فى نهايه الفتره فى 31/12/2019 200 ألف
لكى نقوم باحتساب متوسط فترة السداد لابد اولا من معرفة معدل دوران المورد
أولا متوسط رصيد المورد = (رصيد المورد أول الفترة +رصيد المورد آخر الفترة)/2
= (400 + 200)/2 = 300 ألف ريال
معدل الدوران = صافى المشتريات الاجلة من المورد / معدل دوران المورد
معدل الدوران = 900/300 = 3 مرات
متوسط فترة السداد = 30/3 = 10 يوم
ومعنى هذا انه الشركة تسدد قيمة الفاتورة لهذا المورد كل 10 ايام
وهناك نسبة أخرى ممكن أن نستخدمها في قراءة ميزان المراجعة وهى
نسبة المديونية المستحقة لكل مورد الى صافى المشتريات الاجلة للمورد
وهذه النسبة تفيد فى معرفة المديونية المستحقة للمورد خلال الفترة ولتكن الربع الثالث هل هذه المديونية تخص فواتير خاصة بالفترة الحالية (الربع الثالث) ام هناك فواتير تخص الفترة السابقة باستخدام نفس بيانات المثال السابق
نسبة المديونية للمشتريات خلال الفترة = اجمالي المديونية المستحقة للمورد / صافى المشتريات خلال الفترة
نسبة المديونية المشتريات خلال الفترة = 200/900 = 22.22%
ومعنى هذه النسبة انه حتى نهاية الفترة لم يتم سداد 22.22% من قيمة مشتريات الفترة الحالية
وتم سداد 77.78 % من قيمة مشتريات الفترة الحالية بالإضافة إلى مديونية الفترة السابقة
وهناك نسبة اخرى مكملة لهذه النسبة وهى نسبة سداد فواتير مشتريات الفترة الحالية
ولكن اولا لابد من معرفة المدفوعات للمورد خلال الفترة
باستخدام نفس بيانات المثال السابق لحساب المدفوعات للمورد
= رصيد أول المدة + صافي المشتريات خلال الفترة – رصيد اخر المدة للمورد
= 400+900- 200 = 1100
قيمة المدفوعات للمورد خلال الفترة بلغت 1100 ريال
ولحساب نسبة قيمة ماتم سداده من فواتير مشتريات الفترة الحالية خلال الفترة
= (المدفوعات خلال الفترة – رصيد المورد أول الفترة )/ صافي المشتريات خلال الفترة
= ( 1100-400) / 900 = 77.78 %
وبالتالي فإن 77.78% +22.22% = 100%
هذه النسب تجعل من السهولة قراءة حسابات الموردين ومعرفة وضع حسابات الموردين خلال الفترة المالية.
